Wie motiviere ich meine Mitarbeitenden – das ist die falsche Frage

Birgit Hoffmann — Wed, 05 Feb 2025 12:17:16 +0000

Was du unbedingt über Motivation wissen musst, wenn Du ein Team führst.

Gehörst Du auch zu den Führungskräften, die sich fragen, wie sie ihre Mitarbeitenden motivieren?

Das höre ich von so vielen. Manche wollen wissen, wie sie es schaffen, dass ihr Team mehr Leistung bringt. Anderen geht es darum, dass ihre Mitarbeitenden zufriedener sind oder dem Unternehmen treu bleiben.

Das alles lässt sich erreichen, wenn Mitarbeitende motiviert sind. Wie kommt man aber dahin? Welche Frage dich wirklich weiterbringt, zeige ich Dir in diesem Artikel.

Die klassischen Motivationsinstrumente

In Unternehmen gibt es viele Maßnahmen, die die Motivation der Mitarbeitenden steuern sollen. Die bekanntesten sind wahrscheinlich Zielvereinbarungen, Beurteilungen oder Bonusregelungen. Die gibt es in irgendeiner Form in den meisten Unternehmen, damit soll individuelle Leistung belohnt werden. Bei anderen Ansätzen – wie Sportangebote oder der berühmte Obstkorb – geht es mehr um Gesundheits- oder Wohlfühlaspekte.

Was alle diese Instrumente gemeinsam haben: sie setzen auf äußere Anreize. Das sind Dinge wie z.B. Geld, Lob und Anerkennung, Status und Macht als positive Verstärker oder eine Strafe vermeiden als negativer Anreiz. Das funktioniert, damit kann man Motivation steuern. Allerdings braucht man dafür bestimmte Voraussetzungen und der Effekt ist eher kurzfristig.

Du möchtest wahrscheinlich lieber nachhaltig motivierte Mitarbeitende. Was bringt Dich also wirklich weiter?

Wie Motivation funktioniert

Um uns dem anzunähern, fangen wir an mit der grundlegenden Frage: Was ist Motivation? Die Bereitschaft, sich in einer bestimmten Art und Weise zu verhalten – also auf die Arbeit bezogen: die Bereitschaft, die erwartete Leistung zu bringen.

Diese Bereitschaft veranlasst jemanden dazu, ein bestimmtes Verhalten zu zeigen, um dadurch ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Ob die Person dieses Verhalten am Ende tatsächlich zeigt, hängt allerdings von verschiedenen Einflussfaktoren ab.

Wie hoch schätzt Du die Bereitschaft von Deinen Mitarbeitenden ein, die erwartete Leistung zu bringen? Deine Antwort auf die Frage spiegelt vor allem zwei Dinge wider:

eine individuelle Einschätzung – basierend auf den Erfahrungen, die Du mit einer Person bereits gemacht hast und
Deine Einstellung gegenüber Menschen im Allgemeinen, Dein Menschenbild.

Die X-Y-Theorie von Douglas McGregor stellt zwei Menschenbilder gegenüber und zeigt auf, wie sich diese Haltungen auf das Verhalten von Führungskräften auswirken:

Die Theorie X sagt, Menschen...

sind von Natur aus faul und wollen nicht arbeiten.
können nicht selbstständig agieren
mögen keine Verantwortung übernehmen
wollen oder können sich nicht weiterentwickeln

Die Theorie Y sagt, Menschen...

arbeiten gern, sind begeisterungsfähig
verfolgen selbstständig Ziele, weil sie sich mit ihnen identifizieren
suchen Herausforderungen und Verantwortung
wollen und können sich weiterentwickeln

Mit dieser Gegenüberstellung wird klar, was Menschen – in unserem Fall Führungskräfte – über Motivation denken. Wer eher die Haltung von Theorie X vertritt, für den oder die sind Belohnung und Bestrafung von außen die wirkungsvollsten Motivationsinstrumente.

McGregor hat außerdem gezeigt – und jetzt wird es interessant – dass sich das Verhalten von Führungskräften auf das Verhalten der Mitarbeitenden auswirkt. Führung über Kontrolle, Belohnung und Bestrafung fördert eher ein passives Verhalten bei den Mitarbeitenden, während Führung über Vertrauen und Zutrauen eher ein engagiertes Verhalten bei den Mitarbeitenden bewirkt.

Wenn wir uns jetzt nochmal die klassischen Motivationsmaßnahmen in Unternehmen anschauen, sehen wir: viele funktionieren nach dem Muster der Theorie X, individuelle Leistung wird belohnt. Voraussetzung dafür ist, dass die individuelle Leistung tatsächlich genau definiert und gemessen werden kann.

Genau das wird in der heutigen Arbeitswelt immer schwieriger: Themen werden immer komplexer, Projekte sind fast immer Teamleistung. Das bedeutet, dass man Einzelleistung immer schlechter abgrenzen, festlegen und messen kann. Da helfen auch SMARTE Ziele nicht.

Wir müssen also anders über Motivation nachdenken.

Was Menschen an der Arbeit motiviert

Das Arbeitsumfeld spielt eine Rolle: gute Arbeitsbedingungen, gerechte Bezahlung und faire Behandlung sind wichtige Grundvoraussetzungen. Das sind sogenannte Hygienefaktoren, die selbst keinen positiven Effekt auf die Motivation haben, aber einen negativen, wenn sie fehlen. Wenn Du mehr dazu wissen möchtest, schau dir die Zwei-Faktoren-Theorie von Herzberg an.

Jetzt kommt auch die Theorie Y ins Spiel. Wer eher diese Haltung vertritt, sieht, dass Menschen motiviert sind, wenn sie:

eine Rolle haben, in der sie ihre Stärken einsetzen können
sinnvollen Gestaltungsspielraum haben
sich weiterentwickeln können
erkennen können, wie ihre Arbeit einen Beitrag zum größeren Ziel leistet

Das ist die innere oder intrinsische Motivation. Mitarbeitende tun etwas aus eigenem Interesse oder Freude. Dann suchen sie aktiv nach Gelegenheiten, gute Leistung zu bringen – und bleiben auch langfristig dran, selbst wenn es mal schwierig wird.

Intrinsische Motivation wirkt sich positiv auf die Arbeitsleistung aus. Wer nachhaltig motivierte Mitarbeitende will, der sollte also den Fokus verschieben: weniger kurzfristige äußere Belohnungen nutzen und dafür stärker auf Strukturen und Prozesse setzen, die zu innerer Motivation führen.

Wie Du das für Dein Team nutzen kannst

Als erstes hilft Dir eine Übersicht über die aktuelle Situation Deiner Mitarbeitenden. Schau dir an, was alles auf ihre Motivation einwirkt (Einflussfaktoren) einerseits und was jede:r einzelne von ihnen gerne hätte (Wünsche).

Als Einflussfaktoren betrachtest Du zwei Punkte:

Mach dir klar, welches Menschenbild Deine eigene Haltung bestimmt. Ist es eher Theorie X oder Y? Wie zeigt sich das in Deinem Verhalten und wie beeinflusst das die Motivation und das Verhalten in Deinem Team?
Dann schau Dir an, weche Motivationsinstrumente es in Deinem Unternehmen gibt. Welche äußeren Anreize setzen die?

Jetzt geht es an die Wünsche, die sind natürlich individuell verschieden. Also gehst Du Deine Teammitglieder der Reihe nach durch. Nutze dafür die Punkte, die intrinsische Motivation beschreiben (im vorherigen Abschnitt) und frage Dich: wie wichtig ist dieser Punkt ihr oder ihm und wie sehr ist der Punkt heute erfüllt?

Das gibt Dir einen ersten Überblick, den Du nach und nach im Gespräch mit Deinen Mitarbeitenden verfeinern kannst. So lernst Du, welche Motivationsfaktoren für wen wie wichtig sind. Das hilft Dir, in Deinem Team die intrinsische Motivation stärker zu nutzen – z.B. indem ihr Aufgaben nach Stärken und Interessen verteilt.

Fazit

Motivation ist individuell verschieden. Es ist also nicht sehr sinnvoll, den gleichen Anreiz für alle zu verwenden. Du kannst verschiedene Instrumente und Maßnahmen kombinieren – am besten so, dass sich extrinsische und intrinsische Motivation sinnvoll ergänzen. Damit schaffst Du wirksame Anreize und setzt gleichzeitig die Motivation frei, die jede:r im Team schon mitbringt. Dann heißt die Frage in Zukunft immer: „Was motiviert jede / jeden einzelnen meiner Mitarbeitenden?“

Ich bin Birgit Hoffmann, Team Performance Coach, Organisations-Beraterin und Facilitatorin.

Ich begleite Teams und kleine Unternehmen auf dem Weg zu dauerhaftem Erfolg. Im Fokus steht dabei für mich, gemeinsam die Bedingungen für Höchstleistung zu schaffen.

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Wie eine gemeinsame Sprache Teams erfolgreich macht

Birgit Hoffmann — Mon, 02 Dec 2024 17:16:07 +0000

Ein Team lebt davon, dass die einzelnen Mitglieder ihre unterschiedlichen Fähigkeiten für die gemeinsame Sache einbringen. Damit das gut gelingt, braucht es ein gemeinsames Verständnis und eine gemeinsame Sprache. In diesem Artikel zeige ich, wie Du das für Dein Team erreichen kannst.

Quelle: pexels (Beate Vogl)

Mentale Modelle

Das Konzept der Mentalen Modelle erklärt, wie wir wahrnehmen und denken. Es stammt aus der Kognitionspsychologie und wurde stark geprägt von der Theorie, die die Psychologieprofessoren Philip Johnson-Laird und Ruth M.J. Byrne in den 1980-er Jahren entwickelten.

Nach dieser Theorie ist ein mentales Modell eine Abbildung der Realität im Kopf eines Menschen, die uns hilft, Informationen einzuordnen. Unsere Wahrnehmungen werden anhand unserer internen Modelle interpretiert und bewertet. So verstehen wir und treffen Entscheidungen.

Diese internen Modelle werden geprägt u.a. durch Bildung, Sozialisation und persönliche Erfahrungen. Das führt dazu, dass Menschen ganz unterschiedliche mentale Modelle besitzen.

Deshalb ist es wichtig, sich klarzumachen, dass solche Modelle die Wirklichkeit auf vereinfachte Weise darstellen, sie sind nicht die Wirklichkeit. So wie z.B. eine Landkarte nicht die Landschaft ist, sondern sie repräsentiert. Das heißt, mentale Modelle können auch für Fehlannahmen sorgen und zu Denkfallen führen.

Geteilte Mentale Modelle erleichtern Teamarbeit

Jeder Mensch nimmt Dinge auf andere Art und Weise wahr und Interpretationen sind immer subjektiv. In einem Team treffen häufig sehr unterschiedliche Vorstellungen aufeinander. Das führt oft zu Missverständnissen in der Kommunikation und kann weitere Probleme nach sich ziehen.

Damit die Zusammenarbeit gut gelingt, gilt es 2 Aspekte zu beachten:

Einerseits ist es hilfreich, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass jeder im Team andere mentale Modelle hat. Das wiederum kann zu ganz unterschiedlichen Bewertungen derselben Situation führen. Wenn das für alle klar ist, lässt sich ein Weg finden, konstruktiv mit den unterschiedlichen Perspektiven umzugehen. Dann können z.B. Probleme aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden, um gemeinsam bessere Lösungen zu finden.

Andererseits sind geteilte mentale Modelle wertvoll, weil ein gemeinsames Verständnis dafür sorgt, dass weniger Missverständnisse und Konflikte in der Zusammenarbeit entstehen. Das betrifft vor allem die Vorstellungen über das Was (z.B. Ziele, Meilensteine und Ressourcen) und das Wie (z.B. Rollen, Verantwortlichkeiten und Informationsfluss) der Arbeit.

Gelingede Zusammenarbeit - die Basis für gute Performance

Geteilte Vorstellungen über das Was und das Wie der Zusammenarbeit führen dazu, dass sich eine gemeinsame Sprache entwickelt. Die wird von allen im Team verstanden, von Außenstehenden nicht immer. Wer schon mal neu in ein eingespieltes Team gekommen ist, hat so etwas sicher schon erlebt.

All das macht das notwendige Planen, Koordinieren und Abstimmen im Team viel leichter und weniger zeitaufwendig. Je komplexer die Ziele und Aufgaben des Teams, umso mehr macht sich dieser Effekt bemerkbar. Damit werden geteilte mentale Modelle zu einem wichtigen Erfolgsfaktor.

Noch ein Aspekt ist nicht zu unterschätzen: um dauerhaft erfolgreich zu sein, muss man sich oft schnell an geänderte Rahmenbedingungen anpassen. Das heißt, es muss auch immer wieder überprüft werden, ob die Vorstellungen über die Art und Weise der Zusammenarbeit noch gültig sind oder abgeändert werden müssen. Teams, die es gewohnt sind, über mentale Modelle zu sprechen, haben dabei einen riesigen Vorteil.

Wie Du das für Dein Team nutzen kannst

Wenn Du die Kraft der mentalen Modelle nutzen möchtest, hast Du mehrere Möglichkeiten.

Zum einen kannst Du Gelegenheiten schaffen, mit Deinem Team über Eure unterschiedlichen Erfahrungen und Perspektiven zu sprechen. Das geht besonders gut in einem strukturierten Austausch (z.B. mit dem Manual of Me Tool) oder in lockeren persönlichen Gesprächen (z.B. bei einem gemeinsamen Essen oder anderem Team-Event). So entwickelt jede:r im Team ein Verständnis für die Blickwinkel der anderen.

Diese verschiedenen Blickwinkel könnt Ihr konstruktiv nutzen, wenn ihr nach Lösungen für Probleme sucht. Verwendet dafür Meeting-Formate, die sicherstellen, dass alle zu Wort kommen, alle Ideen Gehör finden und Ihr alle unterschiedlichen Aspekte des Problems betrachtet, bevor Ihr in die Lösungsfindung geht.

Zum anderen könnt Ihr geteilte mentale Modelle entwickeln, damit alle das gleiche Verständnis zu den für Euch wichtigen Themen haben. Das geht in neuen genauso wie in schon eingespielten Teams. Hier einige Vorschläge dazu.

Wenn das Team neu zusammengesetzt wird oder zum Projektstart: nutzt bewusst eine Vorbereitungsphase und schafft Klarheit zu Fragen wie:

Was ist unser gemeinsames Ziel?
Wer hat welche Rolle und macht welche Aufgaben?
Welche Stärken und Vorlieben hat jede:r Einzelne?
Wie greift was ineinander?
Was muss bis wann erledigt sein?
Wie überprüfen wir unseren Fortschritt?
Was sind Alarmzeichen?
Was passiert, wenn ein Alarmzeichen ausgelöst wird?

In eingespielten Teams: etabliert regelmäßige Reviews und besprecht

Euren Fortschritt – seid Ihr im Rahmen der Erwartungen?
Gibt es Probleme, für die eine Lösung gefunden werden muss?
Sind Fehler passiert, aus denen Ihr lernen könnt?
Gibt es evtl. geänderte Anforderungen?

Das sind einige Fragen, die mir in meiner Arbeit mit Teams schon oft geholfen haben. Nutze sie gern in dieser Form oder als Anregung, um deine eigenen daraus zu entwickeln – und wenn Du magst, teile Deine Erfahrungen mit mir.

Ich bin Birgit Hoffmann, Team Performance Coach, Organisations-Beraterin und Facilitatorin.

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Wie Organisationsentwicklung Dein Unternehmen nachhaltig stärkt

Birgit Hoffmann — Wed, 06 Nov 2024 16:11:07 +0000

Wie bleibt ein Unternehmen langfristig erfolgreich?

Wie schafft man ein Unternehmen, das dauerhaft leistungsfähig, innovativ und attraktiv für Fachkräfte bleibt? Wie bekommt man es hin, dass alle an einem Strang ziehen?

Quelle: Canva

Ein gutes Produkt oder eine hervorragende Dienstleistung zu haben, reicht nicht mehr aus. Um langfristig erfolgreich zu bleiben, müssen Unternehmen anpassungsfähig und innovativ sein.

Gleichzeitig haben gerade kleine Firmen mit den Auswirkungen der verschiedenen Krisen, knappen Ressourcen und Fachkräftemangel zu kämpfen.

Um all dem gut zu begegnen, sollte ein Unternehmen sich gezielt weiterentwickeln. Wie das funktioniert, zeige ich Dir in diesem Artikel. Du bekommst einen guten Einstieg in das Thema Organisationsentwicklung und erfährst:

Was Organisationsentwicklung genau bedeutet
Was das Ziel von Organisationsentwicklung ist
Wo die Maßnahme von Organisationsentwicklung ansetzen
Wann ein Unternehmen Organisationsentwicklung braucht
Warum eine professionelle Prozessbegleitung wichtig ist

Was ist Organisationsentwicklung

Organisationsentwicklung ist ein ganzheitlicher Ansatz, mit dem Strukturen, Prozesse und die Unternehmenskultur verändert werden. Sie wird eingesetzt, um ein Unternehmen flexibler, effizienter, anpassungsfähiger und damit wirtschaftlich erfolgreicher zu machen. Dabei geht es nicht nur um die Optimierung bestehender Abläufe, sondern auch darum, Zusammenarbeit und Innovationskraft zu fördern.

Organisationsentwicklung ist also ein Mittel zur Veränderung und Anpassung. Es ist ein Prozess, der mittel- bis langfristig angelegt ist und sich auf einen gewünschten Zielzustand zu bewegt. Allerdings ist dieser Zielzustand nicht statisch, sondern entwickelt sich immer wieder weiter, da sich auch das Umfeld von Unternehmen ständig verändert. Der Prozess bekommt also immer wieder neue Veränderungsimpulse. Das macht Organisationsentwicklung zu einer permanenten Herausforderung.

Was ist das Ziel von Organisationsentwicklung?

Organisationsentwicklung ist ein Weg, um für das Unternehmen Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Deshalb sollte der Zielzustand, den man anstrebt, vor allem die Wertschöpfung im Unternehmen verbessern, das heißt z.B.: effizientere Prozesse, bessere Ergebnisqualität, höhere Kundenzufriedenheit oder innovativere Produkte.

Wichtig ist, dort zu starten, wo aus Sicht des Unternehmens der größte Schmerzpunkt liegt. Man muss also analysieren, was genau im Moment die Produktivität am meisten hemmt. Dazu lohnt sich eine Bestandsaufnahme, die sich nicht nur die aktuellen Prozesse und Strukturen, sondern auch die Kultur und die ungeschriebenen Regeln ansieht. In dieser Ist-Analyse werden erste Ansatzpunkte für Veränderungen sichtbar.

Wo setzen die Maßnahmen von Organisationsentwicklung an?

Wenn man eine Organisation als System betrachtet, sieht man ein dynamisches Zusammenspiel von verschiedenen Elementen:

die Strukturen, die Form und Stabilität geben
die Prozesse und Arbeitsabläufe, an denen sich die Arbeit ausrichtet
die Menschen und ihre Beziehungen und Kommunikation untereinander

Diese Elemente stehen in ständiger Wechselwirkung und beeinflussen sich gegenseitig. Um zu verstehen, wie ein Unternehmen funktioniert, muss man deshalb alle Elemente als Gesamtes betrachten und nicht nur einzelne Teile isoliert.

Für Organisationsentwicklung bedeutet das: jede Änderung in einem Teilbereich wirkt sich auf die anderen aus, so dass immer mehrere Veränderungen gleichzeitig stattfinden. Konkret setzen die Maßnahmen der Organisationsentwicklung in den folgenden drei Bereichen an:

Strukturelle Anpassungen: Hier geht es darum, die Aufbau- und Ablauforganisation zu hinterfragen und zu optimieren.
Prozessoptimierung: Die Effizienz interner Abläufe wird analysiert und verbessert.
Kulturwandel: Werte, Normen und Verhaltensweisen innerhalb des Unternehmens werden beeinflusst, um ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Dabei ist wichtig zu verstehen, dass das Verhalten von Menschen in Organisationen von den Rahmenbedingungen geprägt ist. Sie folgen im Normalfall der Logik der Organisation und tun Dinge, die innerhalb dieses Systems funktional sind. Das heißt, durch Änderung der Rahmenbedingungen lässt sich Einfluss auf das Verhalten der Menschen nehmen.

Wann braucht ein Unternehmen Organisationsentwicklung?

Organisationsentwicklung wird immer dann wichtig, wenn ein Unternehmen sich verändern will oder muss. Hier sind einige typische Beispiele:

Anpassungen an den Markt: Unternehmen, die schon länger existieren, müssen einen Weg finden, sich an die Veränderungen im Markt und den technologischen Fortschritt anzupassen. Die konkreten Herausforderungen dabei sind ganz unterschiedlich – für manche Unternehmen bedeutet es, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln, andere wollen ihre Prozesse stärker auf die Kunden auszurichten oder schneller werden etc.
Unternehmensnachfolge: Der Wunsch nach Veränderung zeigt sich oft besonders deutlich in einer Nachfolgesituation, wenn jemand neues – meistens aus einer jüngeren Generation – das Unternehmen übernimmt. Das ist häufig ein Moment, in dem viele Vorgehensweisen hinterfragt werden, die sich über Jahre gebildet haben.
Start-ups im Wachstum: In der Aufbauphase verändert sich viel für Start-ups. Mit dem Wachstum werden Strukturen und Prozesse notwendig, es braucht neue Rollen und Kommunikationskanäle. Viele wollen außerdem den Startup-Spirit erhalten bzw. ihre Unternehmenskultur entwickeln.

Warum ist professionelle Prozessbegleitung so wichtig?

Veränderung ist ein dynamischer Prozess, der aus vielen kleinen Schritte besteht. Auch der Zielzustand selbst verändert sich – oft zeigt sich erst im laufenden Prozess, dass das ursprüngliche Ziel ergänzt oder angepasst werden muss. Organisationsentwicklung ist also nicht irgendwann fertig, sondern wird zu einer kontinuierlichen Gestaltungsaufgabe.

Die Art und Weise, wie der Prozess durchgeführt wird, wird damit extrem wichtig. Am besten startet man mit einer gründlichen Diagnose und geht schrittweise vor. So kann man regelmäßig überprüfen, wie die eingesetzten Maßnahmen wirken, und wenn nötig Anpassungen vornehmen. Daraus ergibt sich ein kontinuierlicher Lernprozess, der die Organisation langfristig stärkt.

Wer begleitet so einen komplexen Prozess? In großen Unternehmen gibt es dafür eigene Teams, entweder innerhalb der HR- oder der Strategie-Abteilung angesiedelt. Gerade mittlere und kleinere Unternehmen haben aber häufig keine Spezialisten für dieses Thema. Das bringt die Gefahr mit sich, dass Schwierigkeiten bei der Umsetzung von Veränderungen entstehen.

Ein:e unabhängige Berater:in kann hier weiterhelfen. Es gibt mehrere Gründe, warum eine externe Begleitung in der Organisationsentwicklung sinnvoll ist:

Unabhängiger Blick und Fachkenntnisse: Ein:e externe Berater:in bringt nicht nur eine neutrale Perspektive mit, sondern auch fundiertes Wissen und Erfahrung in der Organisationsentwicklung. Er oder sie erkennt strukturelle und kulturelle Herausforderungen leichter als jemand aus dem Unternehmen.
Strukturierter Prozess: Eine externe Begleitung sorgt dafür, dass der Entwicklungsprozess strukturiert verläuft. Mit einem guten Beratungsansatz werden wichtige Etappenziele festgelegt, die Fortschritte regelmäßig überprüft und dann die nächsten Schritte klar definiert.
Moderation und Konfliktmanagement: Veränderungen sind oft mit Widerständen verbunden, besonders wenn tief verwurzelte Strukturen und Verhaltensmuster infrage gestellt werden. Eine externe Beraterin kann diese Dynamiken begleiten und moderieren und so helfen, Konflikte konstruktiv zu bearbeiten.
Langfristige Begleitung und Evaluation: Ein Entwicklungsprozess braucht Zeit, um langfristig erfolgreich zu sein. Durch eine externe Begleitung kann dieser Prozess kontinuierlich evaluiert und optimiert werden, sodass die Veränderungen dauerhaft Bestand haben.

Fazit: Veränderung als Lernprozess stärkt das Unternehmen

Organisationsentwicklung ist ein strukturierter Ansatz zur Weiterentwicklung des Unternehmens, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Gezielt durchgeführte Veränderung, die als kontinuierlicher Lernprozess verankert wird, stärkt die gesamte Organisation und macht sie anpassungsfähiger. Sie kann schneller auf Veränderungen reagieren, ihre Ressourcen optimal nutzen und die Zusammenarbeit effektiver gestalten.

Ein weiterer Effekt, der gerade für kleine Unternehmen wichtig ist: klare Strukturen, transparente Prozesse und eine gute Unternehmenskultur tragen entscheidend dazu bei, gute Mitarbeitende zu finden und langfristig zu binden.

Ich bin Birgit Hoffmann, Team Performance Coach, Organisations-Beraterin und Facilitatorin.

Ich begleite Teams und kleine Unternehmen auf dem Weg zu dauerhaftem Erfolg. Im Fokus steht dabei für mich, gemeinsam die Bedingungen für Höchstleistung zu schaffen.

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Gemeinsam schneller ans Ziel – Mit Team-Lernen Probleme lösen und als Team wachsen

Birgit Hoffmann — Wed, 30 Oct 2024 15:06:01 +0000

Was wir brauchen, um mit komplexen Herausforderungen umzugehen sind Kreativität, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Das kann man trainieren - sogar gemeinsam. Teams, die das für sich nutzen, sind schneller und erfolgreicher.

Wie geht man mit komplexen Herausforderungen um?

Märkte werden immer dynamischer, die Herausforderungen für Unternehmen immer komplexer. Entscheidungen müssen schnell getroffen werden, Erfahrungen aus der Vergangenheit helfen oft nicht weiter. Und nur ganz selten gibt es den einen richtigen Weg.

Daten-Modelle oder KI können Situationen oder Probleme unfassbar schnell analysieren und mit vorhandenem Wissen abgleichen. Damit liefern sie eine gute Basis. Was wir jedoch wirklich brauchen, um mit komplexen Herausforderungen umzugehen sind Kreativität, Flexibilität und die Fähigkeit, schnell auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.

Das kann man trainieren – sogar gemeinsam im Team. Indem man ein bestimmtes Vorgehen nutzt, wenn ein Problem auftaucht: nach einer ersten Analyse Hypothesen bilden, eine davon testen und das Ergebnis überprüfen, dann wieder von vorn beginnen – so lange, bis das Problem gelöst ist.

Teams, die daraus eine regelmäßige Routine machen, lernen extrem schnell und schaffen es, sich kontinuierlich weiter zu verbessern.

Hier stelle ich Dir ein Tool vor, das genau das kann: den Team-Lern-Zyklus.

Ursprünge in Wissenschaft und Qualitätsmanagement

Der Team-Lern-Zyklus ist ein Prozess für kontinuierliches Lernen im Team. Er ist angelehnt an den Deming-Zyklus, der als Modell zur kontinuierlichen Qualitätsverbesserung in der Produktion entwickelt wurde.

Die Ursprünge gehen zurück auf die traditionelle wissenschaftliche Methode der drei Schritte Hypothese – Experiment – Bewertung. Walter A. Shewhart von den New Yorker Bell Laboratories wandelte sie in den 1920er Jahren ab, um sie für die Qualitätsprüfung in der Produktion zu nutzen. Daraus entwickelte Dr. W. Edwards Deming in den 1940er Jahren den PDSA-Zyklus für kontinuierliche Qualitätsverbesserungen.

Der Deming-Zyklus besteht aus den vier Schritten:

Plan: den aktuellen Zustand analysieren und eine Hypothese entwickeln
Do: umsetzen und testen
Study (oder Check): Ergebnisse überprüfen
Act (manchmal Adjust): auf die Erkenntnisse reagieren – Entscheidung für eine der Optionen weitermachen, anpassen oder aufgeben

PDSA-Zyklus (Quelle: https://deming.org/explore/pdsa/)

Demings Modell wurde in den 1950er Jahren in Japan populär und dort zu einem wichtigen Bestandteil von Qualitätsmanagement Konzepten. Dort wurde auch eine 5-Schritte Version OPDSA entwickelt, in der das O für Observe (den aktuellen Zustand beobachten) steht.

Lernen im Team als regelmäßige Schrittfolge

Wenn wir von Lernen für die Arbeit sprechen, denken wir das meistens individuell. In einem Gespräch mit dem / der Vorgesetzten werden Lernziele oder -pläne für das Jahr aufgestellt. Dann besucht man einen enstprechenden Kurs oder nutzt andere Lernformen. Manchmal wird das neue Wissen nachher mit den Kolleg:innen geteilt. Und es gibt auch Führungskräfte, die das gesamte Team betrachten, um zu bestimmen, welches Wissen oder welche Fähigkeiten vorhanden sind und welche fehlen.

Damit wir uns nicht falsch verstehen: individuelle Weiterbildung für Mitarbeitende ist wichtig. Die Schwierigkeiten liegen oft in der Umsetzung: im hektischen Alltag ist wenig Zeit für feste Lerneinheiten oder – noch ungünstiger – das Gelernte klingt gut in der Theorie, ist aber mit den vorhandenen Prozessen nicht so leicht umsetzbar, wird also nicht genutzt und gerät dann wieder in Vergessenheit.

Es braucht also zusätzlich noch etwas anderes: ein praxistaugliches Tool, mit dem das Team

echte Probleme bearbeitet
vorhandenes Wissen und Fähigkeiten im Team aktiviert
durch Hinterfragen und Diskutieren neue Möglichkeiten erarbeitet

Genau da setzt Qualitätsmanagement an, weil es Lernen als kontinuierliches Verbessern versteht. Hypothesen werden gezielt überprüft und wenn notwendig angepasst. Immer wieder. Bis das Ergebnis perfekt ist.

Diese Herangehensweise lässt sich gut übertragen und auf alle möglichen Fragen oder Problemstellungen anwenden. Deshalb nutze ich sie regelmäßig in meiner Arbeit mit Teams.

Dafür habe ich den erweiterten OPDSA-Zyklus leicht abgewandelt zum

Team-Lern-Zyklus:

Beobachten: z.B. Was ist typisch für uns als Team in Situation x?
Verstehen: Was läuft daran gut, was wollen wir verbessern?
Verändern: Wir setzen die vereinbarten Punkte in die Praxis um
Überprüfen: Haben die Veränderungen funktioniert?
Anpassen: Welche nächsten Schritte gehen wir - weiter so oder nochmal anpassen?

TeamLern-Zyklus (eigene Darstellung)

In dieser Form funktioniert er für (fast) alle Themen oder Probleme, mit denen Teams konfrontiert sind. Man kann damit Prozesse oder Produkte verbessern, Projektpläne anpassen, die eigene Zusammenarbeit verändern und vieles mehr. Der schöne Nebeneffekt: man lernt gemeinsam, voneinander und gleichzeitig miteinander.

Nutzen auf 3 Ebenen: win - win - win

Teams, die das Vorgehen regelmäßig anwenden, schaffen damit Vorteile auf allen Ebenen.

Die Mitarbeitenden erleben einen besseren Lernerfolg. Über Problemlösungen reden bzw. Dinge selbst umsetzen sind unendlich viel effektiver als lesen, hören oder beobachten. Dazu kommt der Motivationseffekt, der durch das aktive Mitgestalten entsteht.

Das Team profitiert direkt und indirekt. Zuerst spart effektive Abstimmung direkt Zeit und Kosten, weil Probleme und Fehler aber auch Lösungen und Auswirkungen viel schneller erkannt werden. Außerdem bietet das Vorgehen die Möglichkeit, systematisch Ideen und Vorschläge für Verbesserungen zu generieren. Und last but not least: gemeinsames Problemlösen trägt zum Team Spirit bei.

Auch für das Unternehmen als Ganzes lohnt sich das. Die Teams werden leistungsfähiger und erzielen bessere Ergebnisse. Gleichzeitig wird – quasi nebenbei – die Lernkultur gefördert.

Tipps zur Durchführung

Wenn Du das Tool in Deinem Team einsetzen willst, solltest Du ein paar Dinge beachten.

Zuerst ist das Vorgehen sicher seltsam, die Trennung zwischen den Schritten erscheint Euch vielleicht künstlich. Verständlich – wir sind es gewohnt, so schnell wie möglich zur Lösung zu kommen.

Um aber eine gute Lösung zu finden, müssen wir erst das Problem richtig erfassen. Dabei hilft vor allem die Trennung von Beobachtung und Verstehen bzw. Bewertung. Deshalb ist es entscheidend, dass Ihr keinen Schritt auslasst.

Lasst Euch darauf ein – am Anfang fällt das schwer, aber mit etwas Übung klappt es wunderbar. Gerade am Anfang ist externe Unterstützung dabei extrem wertvoll. Der/die Team-Coach Eures Vertrauens hilft Euch sicher gerne.

Ich bin Birgit Hoffmann, Team Performance Coach, Organisations-Beraterin und Facilitatorin.

Ich begleite Teams und kleine Unternehmen auf dem Weg zu dauerhaftem Erfolg. Im Fokus steht dabei für mich, gemeinsam die Bedingungen für Höchstleistung zu schaffen.

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Wie Du mit einem Hochleistungs-Team Dein Unternehmen voranbringst

Birgit Hoffmann — Fri, 18 Oct 2024 11:01:59 +0000

Was macht ein Unternehmen erfolgreich?

Für Deinen dauerhaften Business-Erfolg brauchst Du eine entscheidende Zutat: ein leistungsfähiges Team, das effektiv zusammenarbeitet.

Das ist das Fundament, auf dem Du alles andere aufbaust.

In einem starken Team bringen alle ihre Talente für das gemeinsame Ziel ein. Das motiviert und die Arbeit wird leicht. Das führt zu großartigen Ergebnissen. Wenn auch die Zusammenarbeit stimmt, entstehen echte Synergien – das Ganze wird plötzlich mehr als die Summe der einzelnen Teile.

So ein Team entsteht nicht allein dadurch, dass Du gut qualifizierte Talente an Bord holst. Es muss aktiv aufgebaut und kontinuierlich weiterentwickelt werden. Was Du dabei beachten solltest, zeige ich Dir in diesem Artikel.

Mein Modell betrachtet 5 Bausteine:

die richtige Teamzusammensetzung
Klarheit als Grundlage
offene Kommunikation
wie Motivation genutzt werden kann
gemeinsames Lernen

Die richtigen Talente an Bord holen

Du brauchst Menschen mit Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnissen aus verschiedenen Bereichen. Worauf solltest Du achten, um die richtigen Talente zu finden?

Zuerst mal ist Fachexpertise in den allermeisten Fällen das Kriterium – welche und wieviel hängt davon ab, welche Aufgaben und Verantwortung die Personen im Team wahrnehmen sollen. Dabei ist es gut, wenn Du nicht nur die aktuelle Situation im Blick hast, sondern auch mögliche zukünftige Themen und Projekte bedenkst.

Daneben spielt Teamkompetenz eine Rolle. Das sind alle Fähigkeiten, die dafür sorgen, dass jemand gut mit anderen zusammenarbeiten kann: von Kommunikationsfähigkeiten über Eigenverantwortung bis Konfliktfähigkeiten und andere mehr – was oft auch als soziale Kompetenz bezeichnet wird.

Vor allem, wenn Du mit Deinem Team an innovativen Lösungen arbeitest, solltest Du außerdem darauf achten, dass möglichst viele unterschiedliche Perspektiven vertreten sind. Das erreichst Du am besten, indem Du Menschen mit ganz verschiedenen Persönlichkeiten, Stärken und Erfahrungshintergründen ins Team holst.

Das heißt für Dich: wenn Du nach Mitarbeitenden suchst, ist es wichtig, dass Du Dir nicht nur die Fachkenntnisse von Bewerber:innen ansiehst. Du solltest auch die anderen Faktoren einschätzen, denn für die gemeinsame Arbeit sind die noch wichtiger.

Wenn Du dazu Tools nutzen möchtest, empfehle ich Dir darauf zu achten, dass sie auf seriösen Modellen basieren und wissenschaftlich validiert sind (z.B. Clifton Strengths für Stärkenanalysen oder das Big Five Modell der Persönlichkeitsmerkmale).
Mindestens genauso wichtig: im Bewerbungsgespräch der Person genau zuhören, damit Du ihre persönliche Geschichte, ihre Erfahrungen und ihre Entwicklung kennenlernst und verstehst, was sie ins Team einbringen kann.

Wenn Du das Team zusammengestellt hast, beginnt die gemeinsame Arbeit. Dann stehen die Dinge im Vordergrund, die das Zusammenspiel produktiv machen.

Volle Klarheit schaffen

Klarheit ist die Grundlage für gute Teamarbeit. Das bedeutet zuallererst: ein gemeinsames Verständnis für den Auftrag des Teams schaffen und ein Ziel definieren, auf das alle hinarbeiten. Das schafft Orientierung und hilft, gemeinsame Prioritäten und individuelle Ziele abzuleiten. Damit weiß jede:r, was von ihm / ihr erwartet wird. Außerdem wird dadurch für alle klar, welchen Beitrag jede:r Einzelne zum Team-Ziel leistet.

Klare Strukturen und Prozesse sind auch extrem wichtig. Die Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Team-Mitglieder sollten eindeutig definiert sein und Schnittstellen so gestaltet, dass ihre Tätigkeiten effizient ineinandergreifen.

Bei der Aufgabenverteilung empfiehlt es sich, so weit wie möglich die individuellen Stärken der Teammitglieder zu berücksichtigen. Natürlich ist es nicht immer möglich, diese Idealvorstellung umzusetzen. Aber je näher Dein Team da herankommt, desto besser wird Eure Ergebnisqualität.

Außerdem sorgen Spielregeln, die gemeinsam aufgestellt und von allen akzeptiert werden, für weniger Reibung in der Zusammenarbeit. Das gilt ganz besonders für die Frage, wie Entscheidungen getroffen werden.

Offene Kommunikation ermöglichen

Informationen und Wissen sollten regelmäßig geteilt und Arbeitsfortschritte sichtbar gemacht werden. Dazu braucht es Tools, auf die alle flexibel zugreifen können, genauso wie regelmäßige Meetings mit guter Struktur und Moderation.

Offene Kommunikation bedeutet außerdem, über Fortschritte genauso wie über Rückschritte zu sprechen, ehrliches Feedback zu suchen und zu geben und Themen – auch kontrovers – zu diskutieren. Ein respektvolles Miteinander im Team macht es leichter, Kritik, Bedenken oder ungewöhnliche Ideen zu äußern. Daraus können dann alle gemeinsam konstruktive Lösungen entwickeln.

So eine Kultur des Respekts stärkt die Zusammenarbeit enorm.

Motivation richtig nutzen

Im Abschnitt über die Team Zusammenstellung haben wir gesehen, dass in einem vielfältigen Team Menschen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Stärken arbeiten. Wenn die Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten sich daran orientiert, hat das positive Auswirkungen. Wer das tun kann, was er / sie gerne tut, ist motivierter. Wer sich Entwicklungsmöglichkeiten oder Gestaltungsspielräume wünscht, ist motivierter, wenn er / sie die bekommt. Einen Fortschritt zu sehen oder zu merken, wie man selbst zum gemeinsamen Ziel beiträgt, kann auch sehr motivierend sein.

Wichtig ist, zu verstehen, dass Motivationsfaktoren individuell verschieden sind. Was für den einen wertvoll ist, ist der anderen egal und umgekehrt. Außerdem spielen hierfür natürlich auch die Lebensumstände der Einzelnen eine große Rolle. Es lohnt sich in jedem Fall, die unterschiedlichen Bedürfnisse der Team-Mitglieder zu kennen und zu berücksichtigen. Viele Studien haben gezeigt, dass Motivation zu besseren Leistungen führt.

Kontinuierlich gemeinsam lernen

Wer dauerhaft erfolgreich sein will, muss mit Veränderungen gut umgehen und sich weiterentwickeln können. Das gelingt am besten mit einer Lernkultur, in der Experimente willkommen sind und Fehler oder konstruktive Kritik als Chance zur Weiterentwicklung gesehen werden.

Was solltest Du beachten, wenn Du das für Dein Team erreichen möchtest?

Zuerst mal hilft eine Haltung der Offenheit, die auf kontinuierliche Verbesserung setzt und neues ausprobiert. Dabei sollten auch Fehler passieren dürfen. Experimentieren und kalkulierte Risiken eingehen sollte ausdrücklich erwünscht sein. Besonders sensible Bereiche, in denen es auf null Fehler ankommt, werden davon natürlich ausgenommen.

Für die Experimente bietet sich eine iterative Herangehensweise an, bei der kurze Teil-Abschnitte und regelmäßige Punkte zur Überprüfung festgelegt werden. Wenn man an jedem dieser Punkte gemeinsam die Ergebnisse analysiert und herausfindet, was funktioniert und was nicht, kann man als Team daraus lernen und das weitere Vorgehen anpassen.

Das Schöne: dieses Vorgehen lässt sich auf alle Herausforderungen im Team anwenden. Man kann damit Prozesse oder Produkte verbessern, Projektpläne anpassen, die eigene Zusammenarbeit verändern und vieles mehr.

Fazit

In einem Hochleistungs-Team sind nicht nur die richtigen Menschen an Bord, sondern alle spielen auch effektiv zusammen. Die Synergien, die daraus entstehen, machen den Erfolg aus. So ein Team entsteht nicht von selbst. Es muss aktiv aufgebaut und kontinuierlich weiterentwickelt werden. Dafür kannst Du die 5 Bausteine aus diesem Modell nutzen.

Ich bin Birgit Hoffmann, Team Performance Coach, Organisations-Beraterin und Facilitatorin.

Ich begleite Teams und kleine Unternehmen auf dem Weg zu dauerhaftem Erfolg. Im Fokus steht dabei für mich, gemeinsam die Bedingungen für Höchstleistung zu schaffen.

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