Was wir brauchen, um mit komplexen Herausforderungen umzugehen sind Kreativität, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Das kann man trainieren - sogar gemeinsam. Teams, die das für sich nutzen, sind schneller und erfolgreicher.
Wie geht man mit komplexen Herausforderungen um?
Märkte werden immer dynamischer, die Herausforderungen für Unternehmen immer komplexer. Entscheidungen müssen schnell getroffen werden, Erfahrungen aus der Vergangenheit helfen oft nicht weiter. Und nur ganz selten gibt es den einen richtigen Weg.
Daten-Modelle oder KI können Situationen oder Probleme unfassbar schnell analysieren und mit vorhandenem Wissen abgleichen. Damit liefern sie eine gute Basis. Was wir jedoch wirklich brauchen, um mit komplexen Herausforderungen umzugehen sind Kreativität, Flexibilität und die Fähigkeit, schnell auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.
Das kann man trainieren – sogar gemeinsam im Team. Indem man ein bestimmtes Vorgehen nutzt, wenn ein Problem auftaucht: nach einer ersten Analyse Hypothesen bilden, eine davon testen und das Ergebnis überprüfen, dann wieder von vorn beginnen – so lange, bis das Problem gelöst ist.
Teams, die daraus eine regelmäßige Routine machen, lernen extrem schnell und schaffen es, sich kontinuierlich weiter zu verbessern.
Hier stelle ich Dir ein Tool vor, das genau das kann: den Team-Lern-Zyklus.
Ursprünge in Wissenschaft und Qualitätsmanagement
Der Team-Lern-Zyklus ist ein Prozess für kontinuierliches Lernen im Team. Er ist angelehnt an den Deming-Zyklus, der als Modell zur kontinuierlichen Qualitätsverbesserung in der Produktion entwickelt wurde.
Die Ursprünge gehen zurück auf die traditionelle wissenschaftliche Methode der drei Schritte Hypothese – Experiment – Bewertung. Walter A. Shewhart von den New Yorker Bell Laboratories wandelte sie in den 1920er Jahren ab, um sie für die Qualitätsprüfung in der Produktion zu nutzen. Daraus entwickelte Dr. W. Edwards Deming in den 1940er Jahren den PDSA-Zyklus für kontinuierliche Qualitätsverbesserungen.
Der Deming-Zyklus besteht aus den vier Schritten:
- Plan: den aktuellen Zustand analysieren und eine Hypothese entwickeln
- Do: umsetzen und testen
- Study (oder Check): Ergebnisse überprüfen
- Act (manchmal Adjust): auf die Erkenntnisse reagieren – Entscheidung für eine der Optionen weitermachen, anpassen oder aufgeben
Demings Modell wurde in den 1950er Jahren in Japan populär und dort zu einem wichtigen Bestandteil von Qualitätsmanagement Konzepten. Dort wurde auch eine 5-Schritte Version OPDSA entwickelt, in der das O für Observe (den aktuellen Zustand beobachten) steht.
Lernen im Team als regelmäßige Schrittfolge
Wenn wir von Lernen für die Arbeit sprechen, denken wir das meistens individuell. In einem Gespräch mit dem / der Vorgesetzten werden Lernziele oder -pläne für das Jahr aufgestellt. Dann besucht man einen enstprechenden Kurs oder nutzt andere Lernformen. Manchmal wird das neue Wissen nachher mit den Kolleg:innen geteilt. Und es gibt auch Führungskräfte, die das gesamte Team betrachten, um zu bestimmen, welches Wissen oder welche Fähigkeiten vorhanden sind und welche fehlen.
Damit wir uns nicht falsch verstehen: individuelle Weiterbildung für Mitarbeitende ist wichtig. Die Schwierigkeiten liegen oft in der Umsetzung: im hektischen Alltag ist wenig Zeit für feste Lerneinheiten oder – noch ungünstiger – das Gelernte klingt gut in der Theorie, ist aber mit den vorhandenen Prozessen nicht so leicht umsetzbar, wird also nicht genutzt und gerät dann wieder in Vergessenheit.
Es braucht also zusätzlich noch etwas anderes: ein praxistaugliches Tool, mit dem das Team
- echte Probleme bearbeitet
- vorhandenes Wissen und Fähigkeiten im Team aktiviert
- durch Hinterfragen und Diskutieren neue Möglichkeiten erarbeitet
Genau da setzt Qualitätsmanagement an, weil es Lernen als kontinuierliches Verbessern versteht. Hypothesen werden gezielt überprüft und wenn notwendig angepasst. Immer wieder. Bis das Ergebnis perfekt ist.
Diese Herangehensweise lässt sich gut übertragen und auf alle möglichen Fragen oder Problemstellungen anwenden. Deshalb nutze ich sie regelmäßig in meiner Arbeit mit Teams.
Dafür habe ich den erweiterten OPDSA-Zyklus leicht abgewandelt zum
Team-Lern-Zyklus:
- Beobachten: z.B. Was ist typisch für uns als Team in Situation x?
- Verstehen: Was läuft daran gut, was wollen wir verbessern?
- Verändern: Wir setzen die vereinbarten Punkte in die Praxis um
- Überprüfen: Haben die Veränderungen funktioniert?
- Anpassen: Welche nächsten Schritte gehen wir - weiter so oder nochmal anpassen?
In dieser Form funktioniert er für (fast) alle Themen oder Probleme, mit denen Teams konfrontiert sind. Man kann damit Prozesse oder Produkte verbessern, Projektpläne anpassen, die eigene Zusammenarbeit verändern und vieles mehr. Der schöne Nebeneffekt: man lernt gemeinsam, voneinander und gleichzeitig miteinander.
Nutzen auf 3 Ebenen: win - win - win
Teams, die das Vorgehen regelmäßig anwenden, schaffen damit Vorteile auf allen Ebenen.
Die Mitarbeitenden erleben einen besseren Lernerfolg. Über Problemlösungen reden bzw. Dinge selbst umsetzen sind unendlich viel effektiver als lesen, hören oder beobachten. Dazu kommt der Motivationseffekt, der durch das aktive Mitgestalten entsteht.
Das Team profitiert direkt und indirekt. Zuerst spart effektive Abstimmung direkt Zeit und Kosten, weil Probleme und Fehler aber auch Lösungen und Auswirkungen viel schneller erkannt werden. Außerdem bietet das Vorgehen die Möglichkeit, systematisch Ideen und Vorschläge für Verbesserungen zu generieren. Und last but not least: gemeinsames Problemlösen trägt zum Team Spirit bei.
Auch für das Unternehmen als Ganzes lohnt sich das. Die Teams werden leistungsfähiger und erzielen bessere Ergebnisse. Gleichzeitig wird – quasi nebenbei – die Lernkultur gefördert.
Tipps zur Durchführung
Wenn Du das Tool in Deinem Team einsetzen willst, solltest Du ein paar Dinge beachten.
Zuerst ist das Vorgehen sicher seltsam, die Trennung zwischen den Schritten erscheint Euch vielleicht künstlich. Verständlich – wir sind es gewohnt, so schnell wie möglich zur Lösung zu kommen.
Um aber eine gute Lösung zu finden, müssen wir erst das Problem richtig erfassen. Dabei hilft vor allem die Trennung von Beobachtung und Verstehen bzw. Bewertung. Deshalb ist es entscheidend, dass Ihr keinen Schritt auslasst.
Lasst Euch darauf ein – am Anfang fällt das schwer, aber mit etwas Übung klappt es wunderbar. Gerade am Anfang ist externe Unterstützung dabei extrem wertvoll. Der/die Team-Coach Eures Vertrauens hilft Euch sicher gerne.
Ich bin Birgit Hoffmann, Team Performance Coach, Organisations-Beraterin und Facilitatorin.
Ich begleite Teams und kleine Unternehmen auf dem Weg zu dauerhaftem Erfolg. Im Fokus steht dabei für mich, gemeinsam die Bedingungen für Höchstleistung zu schaffen.
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